Document Management

Dokumente sind eine zentrale Wissensquelle in jedem Unternehmen. Die meiste Zeit arbeiten Mitarbeiter an unterschiedlichsten Dokumenten für verschiedene Projekte und Produkte. Die verteilte Ablage dieses Kapitals unter Abteilungen, Projekten, Servern, lokalen Festplatten, auf Sicherheitskopien und an verschiedenen Standorten macht das Auffinden dieser wichtigen Informationen in der Praxis schwierig und zeitaufwendig. Nutzen Sie Dokumenten Management. um Systematik und Klarheit in die Dokumente Ihrer Organisation zu bekommen.

Projectspecific Mail and Document Management

Die Funktionen im Überblick

  • Allgemeines
    Darstellung der Daten aus der Datenbank
    Daten sind immer aktuell
    kein Datenabgleich / keine Synchronisation notwendig
    Festlegung verschiedene Zugriffberechtigungen
  • Projektorganisation
    hierarchische Aufbereitung und Darstellung von:
    Adresslisten
    Projektbeteiligten Kontaktpersonen
  • Funktionen & Verantwortungen innerhalb des Projekts:
    Zeitplanung
    Planung der Ressourcen
    Planung der Struktur des Projekts
    Projektdokumentation
    Steuerung des Inhalts und der Darstellung
  • verschiedene Möglichkeiten Dokumente zu strukturieren (z.B.: nach Kategorie, Ordner …) Herunterladen von Dokumenten und „multi-upload“ je nach Zugriffsberechtigung (Möglichkeit mehrere Dokumente gleichzeitig auf die Plattform zu stellen)

DMS in the form of short-term

• Schnelles Wiederauffinden von Dokumenten (Enterprise Search, semantische Suche etc.) und somit Verhinderung der Doppelerstellung/-bearbeitung.

• Langfristige Lesbarkeit der Dokumente (TIFF/PDF/A).

• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (bis zu 30 Jahre).

• Automatisierte Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände (checkIn/Out).

• Gültigkeitsstatus der Dokumente (nur freigegebene Dokumente sind ersichtlich)

• Zentrale Vorlagenverwaltung für die Dokumentenerstellung.

• Dokumentenerstellung im Team (mit Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungsprozessen).

• Mehrstufiges Zugriffsberechtigungskonzept (Informationssicherheit und Datenschutz.)

• Protokollierung aller Aktivitäten am Dokumente (Audit Trail).

• Vermeidung einer Mehrfachablage identischer Dokumente (single instance)

• Automatisierte Löschfunktion nach Beendigung der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer.

• Multifunktionsviewer zur Anzeige beliebiger Dateiformate.

• Komfortable Integration in die führenden ERP/CRM- oder Drittsysteme.