Kein Arbeiten am „Familien-PC“ Im Homeoffi ce sollte ausschließlich an fi rmeneigenen Geräten mit genehmigter So ware gearbeitet werden. Dabei sollte die Verschlüsselung der Festplatte Standard sein.
Netzwerk gibt Sicherheit
Der Zugriff auf das firmeneigene Netzwerk sollte vom Heimarbeitsplatz immer durch eine Virtual Private Network (VPN) Lösung gesichert sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass vertrauliche Dokumente und Kommunikation
nicht mitgelesen oder manipuliert werden können.
Doppelt hält besser
Wir kennen es vom Online-Banking oder von Online-Zahlungen mit der Kreditkarte: Die Überweisung wird erst freigegeben, wenn nach der Beau ragung der Zahlung die zusätzliche Bestätigung über die Handy-App oder einen per Push-
Mitteilung zugesandten Zahlencode erfolgt. Dies nennt man Multifaktor Authentifi zierung. Sollte ein Faktor erraten oder gestohlen werden, existiert so zumindest eine weitere Barriere, die einen erfolgreichen Durchbruch in das System
verhindert.
Sesam öffne dich (nicht)
Viele Handys oder Internet-Browser bieten an, Passwörter zu speichern. Dies ist zwar praktisch, stellt aber ein Sicherheitsrisiko dar. Eine Abhilfe stellen Passwort-Manager dar, wo sämtliche Passwörter sicher hinterlegt werden können.
Dabei können auch Passwortrichtlinien vorgegeben werden. Der Zugriff ist mittels Multifaktor Authentifi zierung zu schützen.
Sichere Videokonferenzen
Während des Lockdowns waren Zoom, Skype & Co. im Dauereinsatz. Wenn Sie Tools für die virtuelle Zusammenarbeit nutzen, stellen Sie sicher, dass der Datentransfer End-to-End verschlüsselt ist – also Ihre Daten auf ihrem Weg zum
Gesprächspartner nicht mitlesbar sind. Dies ist bei professionellen Videokonferenz-Tools gewährleistet. Messenger wie WhatsApp oder der Facebook Messenger sind für die Firmenkommunikation nicht zu verwenden. Und: Wenn Sie
Ihren Desktop teilen, stellen Sie sicher, dass nur gezeigt werden kann, was für die Besprechung erforderlich ist.
Gut aufgeräumt
Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, ihren Homeoffi ce-Arbeitsplatz – wie auch im Büro - „sauber“ zu verlassen, Stichwort „Clean Desk Policy“. Das bedeutet: Bei Verlassen des Arbeitsplatzes (auch bei kurzen Pausen) ist der Computer zu sperren
und am Ende des Arbeitstages sind alle Ausdrucke und Speichermedien, die personenbezogene Daten beinhalten, vom Arbeitsplatz zu entfernen. Auch Fenster und Türen müssen beim Verlassen des Heimarbeitsplatzes geschlossen werden.
Sicher entsorgt
Verwenden Sie Ausdrucke mit fi rmeninternen Daten, die Sie nicht mehr brauchen, nicht als „Schmierpapier“ – sie könnten so für unberechtigte Personen zugänglich werden. Papier dokumente müssen mittels Aktenvernichter oder über
ein nach ÖNORM 2109 zertifiziertes Entsorgungsunternehmen vernichtet werden. Sollte im Homeoffi ce kein Aktenvernichter zur Verfügung stehen, können die Dokumente in regelmäßigen Abständen ins Büro gebracht und dort vernichtet werden.
Gut gespeichert
Achten Sie auch im Homeoffi ce darauf, dass es ausreichende Sicherungskopien gibt. Speichern Sie am besten die Daten weiterhin auf den zentralen Systemen des Unternehmens – auf denen hoff entlich Backup-Lösungen exi stieren.
USB-Stick, nein danke
Der Einsatz von betriebsfremden Wechseldatenträgern, wie beispielsweise USB-Sticks, externen Festplatten oder aber auch Smartphones, die von betriebsfremden Personen mitgebracht oder verwendet werden, birgt eine Reihe
von Risiken.
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